根据《肇庆市人民政府办公室关于印发肇庆市全面推行“双随机、一公开”监管工作实施方案的通知》《肇庆市司法局“双随机、一公开”事项实施细则》等规定,我局开展了2020年度公证机构执业“双随机、一公开”监管检查,现将有关情况公示如下:
一、开展检查工作的过程
我市就开展2020年度公证机构执业“双随机、一公开”监管检查制定了具体工作方案。2020年10月26日上午,在局行政执法协调监督科的监督下,从全市公证机构中,随机抽选广东省高要公证处作为此次检查对象,从《行政执法人员名录库中》随机抽选出陈剑(行政执法证号:H405448)、曹湲钰(行政执法证号:H425889)作为此次行政执法检查人员。11月16日检查人员到广东省高要公证处开展实地检查。
二、检查情况和结果
经书面和实地检查,广东省高要公证处在公证执业方面情况如下:
(一)公证机构保持法定设立条件的情况
1.广东省高要公证处为正股级、公益一类事业单位,财政全额拨款,核定事业编制10名,设主任1名、副主任1名。有自己的名称,固定场所,有执业公证员2名(梁霞珍、彭玉叶),公证员助理2名,有开展公证业务所必需的资金。符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的条件。
2.公证机构负责人是梁霞珍,有3年以上执业经历,并报高要区司法局核准,逐级报省司法厅备案。此情况符合《中华人民共和国公证法》第十条规定的要求。
(二)公证机构执行应当报批或者备案事项的情况
1.2020年广东省高要公证处无申请机构名称、办公场所变更事项。
2.2020年广东省高要公证处的负责人没有发生变更,不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十二条规定的情形。
3.广东省高要公证处不存在其他违法变更登记事项的情形。
(三)公证机构和公证员的执业情况
1.2020年广东省高要公证处共受理各类公证案件1176件(截至2020年10月31日),没有发现公证机构存在《中华人民共和国公证法》第十三条规定的禁止行为。
2.没有发现广东省高要公证处的公证员存在《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的禁止行为。
(四)公证质量的监控情况(2020年办理的公证案件)
1.现场随机抽查广东省高要公证处2020年1月至10月的继承类、声明类、证据保全类、委托类共30份公证案件。总体公证质量良好。所检各类公证办理程序规范,符合《公证法》、《公证程序规则》和相关公证业务指引规定。案卷显示证明材料合法,能够达到具体证明事项所需证明的审查标准。
2.存在问题:(1)个别案卷中可再生的证明材料是复印件;(2)个别案卷中委托人的手印留档记录不齐全;(3)委托类公证中委托书上的日期待规范;(4)公证案卷档案整理待规范。
3.整改建议:案卷中可再生证明材料应原件归档;不识字的委托人,除在签名处盖私章、手印,应收集该委托人十指手印归档留存;委托类公证案卷,委托书的日期应落款实际委托时间;公证案卷“立卷人”应为该案办证公证员。
(五)法律、法规和司法部规定的其他监督检查事项
1.建立了公证争议处理台账,争议处理依法、及时;2020无公证争议复查案件。
2.建立健全了公证业务、档案、资产等管理制度。高要公证处有独立法人资格,没有独立财务财产制度,相关的财务、资产制度归市司法局管理。建立健全了相关的业务管理制度:一是政务公开制度。在办公场所的显著位置挂有公证员基本信息、收费标准、业务范围、办证流程、投诉监督电话,公证处服务区悬挂公证机构执业证书、荣誉奖牌、收费标准、办证流程、服务承诺等公示招牌。二是建立健全了一系列的工作制度。包括高要公证处岗位职责制度;首问负责制度;公证服务承诺制度;重大、疑难公证事项集体讨论制度;学习制度和廉政制度;公证复查制度;投诉处理制度;档案管理制度;公证专用水印纸管理制度;公证质量检查制度等。
3.建立了公证处过错赔偿及责任追究制度、公证复查制度等。每季度对办结归档的公证案件进行一次质量检查,对发现问题的及时处理,没有出现错案假案的情况。
4.按照规定参加公证执业责任保险,按时足额缴纳公证协会会费和风险赔偿基金。
三、检查处理情况
按照有关规定,我局除将检查情况和结果依法公开外,将发文要求广东省高要公证处就检查中发现的问题进行整改。
肇庆市司法局
2020年12月31日